Tata Cara Pengajuan "Bantuan Hibah Grassroots"

 Pemerintah Jepang selama ini telah berkontribusi memberikan bantuan kepada negara berkembang sebagai upaya untuk mewujudkan pembangunan ekonomi dan sosial di masing-masing negara tersebut. Bantuan ini dialirkan dalam berbagai bentuk, seperti bantuan aliran dana, teknologi dan bantuan darurat korban bencana alam. Diantaranya yang utama adalah Bantuan Pembangunan Pemerintah (Official Development Assistance / ODA) yang terdiri dari Pinjaman Yen, Bantuan Dana Hibah dan Kerjasama Teknik.
　Bantuan Hibah Grassroots untuk Keamanan Manusia merupakan salah satu bagian dari skema bantuan hibah yang dimiliki Pemerintah Jepang dengan ciri utamanya langsung dan cepat menjangkau penerima manfaat di tingkat Grassroots. Program ini dimulai pada tahun 1989 dan telah mendanai proyek-proyek pembangunan sosial tingkat Grassroots melalui Pemerintah Daerah, institusi pendidikan dan kesehatan, serta NGO lokal.
　Selain itu, Pemerintah Jepang juga memiliki skema "Bantuan Hibah NGO Jepang" yang khusus bekerjasama dengan NGO Jepang untuk proyek kerjasama pembangunan sosial dan ekonomi tingkat Grassroots, serta "Bantuan Hibah Grassroots Kebudayaan" yang khusus menjalin kerjasama dengan NGO atau Pemerintah Daerah di negara-negara berkembang untuk proyek kerjasama di bidang pendidikan dan kebudayaan.

＜Dana yang tersedia＞ Jumlah dana untuk setiap proyek maksimal 10 juta Yen
(atau sekitar ±750-800 juta Rupiah, tergantung nilai kurs antara Rupiah dan Yen yang berlaku
　saat itu. Lembaga penerima dana harus membuat rincian anggaran.) Perhatian：Jika dana digunakan untuk mendanai kegiatan diluar kesepakatan/rencana,
　　　　　　　 atau jika terdapat sisa dana, maka lembaga penerima dana wajib mengembalikan
　　　　　　　 seluruh dana atau sisa dana tersebut kepada Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat
　　　　　　　 Jenderal Jepang.
　　　 ＜Batas waktu pelaksanaan proyek＞ Dalam kurun waktu 1 tahun sejak tanggal penandatanganan kontrak
＜Penerima bantuan＞

Lembaga Nirlaba yang bergerak di bidang pembangunan sosial dan ekonomi masyarakat
　　Grassroots 　
　　(Misalnya NGO Lokal, Pemerintah Daerah, institusi pendidikan dan kesehatan. NGO
　　international juga dapat menjadi penerima bantuan. Namun, yang menjadi prioritas adalah
　　NGO lokal.)

Organisasi/lembaga, selain dari Pemerintah Daerah, harus memiliki badan hukum dan
　　terdaftar di instansi terkait atau Departemen Hukum dan HAM Indonesia

Organisasi/lembaga harus memiliki pengalaman kerja lebih dari 2 tahun serta kapasitas
　　mengelola proyek

Organisasi/lembaga harus bersedia untuk bertanggungjawab atas keberlanjutan proyek setelah
　　proyek selesai

Perhatian ： 1.Individu pribadi dan Lembaga profit tidak dapat menjadi penerima bantuan ini.
　　　　　　　　 2.Organisasi/ lembaga, selain dari Pemerintah Daerah, wajib menyerahkan dokumen
　　　　　　　　　　yang berkaitan dengan rencana proyek kepada Departemen Dalam Negeri indonesia
　　　　　　　　　　(DEPDAGRI) jika dapat persetujuan dari Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat
　　　　　　　　 　Jenderal Jepang dan mendapatkan surat persetujuan yang dikeluarkan oleh
　　　　　　　　 　 DEPDAGRI (sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 38 Tahun 2008)
　　　　　　　　 　 dengan batas waktu sebelum penandatanganan kontrak bantuan hibah Grassroots.
　　　　　　　　3.Instansi Pemerintah Pusat dan organisasi internasional tidak dapat menjadi
　　　　 　 　　 　 penerima bantuan ini, kecuali dalam kondisi tertentu seperti bantuan untuk situasi 　　　　　
　　　　　　　　　　darurat, dirasa memiliki tingkat manfaat yang tinggi, atau situasi dimana
　　　　 　 　　 　 sulit untuk melaksanakan proyek jika tanpa keterlibatan instansi tersebut.

＜Isi proyek＞ Sasaran proyek

Proyek skala kecil namun memiliki manfaat yang besar untuk masyarakat Grassroots

Proyek-proyek bantuan kemanusiaan

Proyek-proyek yang mengedepankan pemenuhan Basic Human Needs (Kebutuhan Dasar
　　Manusia) dan Human Security (Keamanan Manusia)*

Proyek yang memiliki nilai manfaat jangka panjang walau masa implementasi telah selesai

*　“Proyek yang mengedepankan Human Security (Keamanan Manusia)” yaitu, penanggulangan
　　penyakit menular dan masalah lingkungan hidup yang menjadi isu antara beberapa negara,
　　penanggulangan pengungsi atau orang terlantar di daerah konflik, aktifitas perlindungan
　　manusia dari kekerasan, peningkatkan keahlian masyarakat dan perorangan dan sebagainya. Jenis proyek yang tidak bisa didanai

Proyek-proyek yang tidak jelas manfaatnya untuk masyarakat grassroot (Bantuan penelitian di
　　institusi pendidikan tinggi seperti universitas atau perguruan tinggi, capacity building untuk
　　lembaga, bantuan yang hanya ditujukan untuk kegiatan bisnis/perdagangan atau pengadaan
　　lapangan kerja)

Proyek-proyek yang tidak memiliki hubungan kuat dalam pengembangan sosial secara langsung
　　seperti kebudayaan, kesenian, olahraga

Proyek-proyek yang memiliki tujuan politik, agama dan militer

Referensi ： Daftar Proyek yang telah dilaksanakan
　　　　　　　　“Bantuan Hibah Akar Rumput(Grassroots)”kepada Indonesia
＜Jenis biaya yang tidak dapat didanai＞ Jenis biaya dibawah ini tidak dapat didanai dengan bantuan hibah Grassroots

Biaya operasional Lembaga (gaji staf, ATK, listrik, sewa kantor dan lain-lain)

Biaya pemeliharaan fasilitas dan peralatan barang/gedung yang dibiayai oleh grassroots fund

Uang tunai sebagai modal awal untuk UKM/microfinance/credit dan lain-lain

Biaya-biaya yang dipakai untuk pribadi atau modal seperti beasiswa, rumah, makanan, baju,
　　mobil, barang habis pakai (kecuali untuk bantuan tanggap darurat atau kebutuhan
　　kemanusiaan)

Biaya untuk membeli/sewa tanah

Biaya penelitian yang tidak jelas manfaatnya bagi masyarakat grassroots

Biaya-biaya seperti cukai, pajak, VAT, izin, registrasi, dan sebagainya

Biaya pemasangan paralon/kabel listrik ke rumah-rumah pribadi, khusus untuk proyek
　　pengadaan air bersih dan listrik

Biaya administrasi di Bank seperti biaya membuka rekening, biaya pengiriman/transfer dana,
　　biaya menutup rekening

＜Prosedur pelaksanaan proyek＞ Pengajuan Proposal
↓
Proses Seleksi oleh Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang (Survey atau kunjungan ke lokasi proyek)
↓
Proses Seleksi dan Persetujuan dari Departemen Luar Negeri Jepang
↓
Penandatanganan Kontrak Hibah (Grant Contract: G/C) antara Lembaga penerima bantuan dengan Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang
↓
Pengiriman dana kepada lembaga penerima bantuan
↓
Pelaksanaan proyek,
Monitoring oleh Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang ke lokasi dan penyerahan laporan pertengahan berkaitan dengan penggunaan dana dan kegiatan dari lembaga penerima bantuan
↓
Proyek selesai,
penyerahan laporan akhir berkaitan dengan penggunaan dana dan kegiatan dari lembaga penerima bantuan
↓
Pelaksanaan Audit oleh Badan Auditor Independen
(Laporan Audit harus dikirim ke Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang)
↓
Pengembalian sisa dana
(Jika terdapat sisa dana, maka lembaga penerima dana wajib mengembalikan sisa dana tersebut kepada Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang.)
↓
Follow-up proyek oleh Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang setelah proyek selesai
↓
Penyerahan laporan follow-up proyek oleh lembaga penerima bantuan
↓
Follow-up oleh Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang pada saat 2 tahun setelah proyek selesai

＜Brosur bantuan hibah grassroots(.pdf)＞ Bahasa Jepang　　Bahasa Indonesia　　Bahasa Inggris
＜Cara pengajuan＞ 　Sebelum mengajukan proposal, diharapkan bagi organisasi/lembaga untuk membaca baik-baik penjelasan mengenai persyaratan kelayakan organisasi diatas dan Tata Cara Pengajuan di bawah ini. Jika telah memenuhi persyaratan tersebut, organisasi/lembaga dapat mulai menyusun dokumen-dokumen dibawah ini dalam Bahasa Indonesia (atau Bahasa Inggris jika memang dirasa perlu). Kirimkan semua dokumen tersebut via E-mail atau Pos ke kantor Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang (bagian Grassroots) terdekat. Tata Cara Pengajuan**　：　Bahasa Indonesia  　Bahasa Inggris   **　Tata Cara Pengajuan ini berlaku untuk bantuan hibah Grassroots di Indonesia.
＜Dokumen untuk pengajuan proposal＞ 1.　Formril Aplikasi dan Profil Lembaga　：　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Bahasa Indonesia  　Bahasa Inggris   2.　Rincian Anggaran Proyek　：　Bahasa Indonesia & Bahasa Inggris  　　 3.　Jadwal Pelaksanaan　：　Bahasa Indonesia & Bahasa Inggris  　　 4.　Neraca　：　Bahasa Indonesia & Bahasa Inggris  　　

Perhatian : Waspada terhadap oknum berkedok Pemerintah Jepang ! 　Beberapa waktu lalu, sebuah organisasi yang menamakan dirinya agen dari pemerintah Jepang, mendatangi lembaga-lembaga seperti sekolah dan koperasi. Organisasi tersebut memberikan jaminan bahwa permohonan bantuan akan disetujui oleh Pemerintah Jepang jika menggunakan jasa mereka dengan membayar biaya perantara atau biaya pendaftaran. 　Untuk itu, dengan ini Kedutaan Besar Jepang dan Konsulat Jenderal Jepang menyatakan dengan tegas bahwa : 1. Bantuan hibah grassroots yang berasal dari pemerintah Jepang TIDAK disalurkan melalui agen
　　maupun instansi perantara, baik lokal maupun asing. 2. Kedutaan Besar Jepang dan Konsulat Jenderal Jepang juga TIDAK memungut biaya apapun
　　dalam seluruh proses permohonan bantuan (konsultasi, pengajuan proposal dan lain
　　sebagainya). Dengan demikian, pengajuan yang dilakukan lewat agen tersebut sama sekali
　　tidak menjamin perolehan bantuan grassroots karena tidak ada hubungan dengan Kedutaan
　　Besar Jepang dan Konsulat Jenderal Jepang. 3. Kedutaan Besar Jepang dan Konsulat Jenderal Jepang TIDAK bertanggung jawab sama sekali
　　atas segala biaya yang telah dibayar oleh pemohon kepada organisasi tersebut walaupun
　　permohonan bantuan tersebut tidak dikabulkan. 　Kedutaan Besar Jepang dan Konsulat Jenderal Jepang menghimbau dan menyarankan setiap institusi/organisasi yang ingin mengajukan proposal bantuan hibah grassroots atau menanyakan informasi tentang bantuan tersebut untuk menghubungi Kedutaan Besar Jepang atau Konsulat Jenderal Jepang secara LANGSUNG tanpa melalui agen maupun instansi perantara lainnya.
＜Hubungi kami＞
Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi : Kedutaan Besar Jepang di Indonesia
Bagian Grassroots
Jl. M.H. Thamrin No.24, Jakarta Pusat 10350
Tel : 021-31924308
Fax : 021-3157152
E-mail : grassroots[a-keong]dj.mofa.go.jp Konsulat Jenderal Jepang di Medan
Bagian Grassroots
Wisma BII 5th Floor
Jl. P. Diponegoro No.18, Medan 20152
Tel : 061-4575193
Fax : 061-4574560
E-mail : konjen[a-keong]indosat.net.id Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya
Bagian Grassroots
Jl. Sumatera No.93, Surabaya 60281
Tel : 031-5030008
Fax : 031-5030037
E-mail : grassroots[a-keong]sb.mofa.go.jp Konsulat Jenderal Jepang di Denpasar
Bagian Grassroots
Jl. Raya Puputan No.170, Renon, Denpasar 80235
Tel : 0361-227628
Fax : 0361-265066
E-mail : denpasar[a-keong]mofa.go.jp

Proyek ODA - Tata Cara Pengajuan "Bantuan Hibah Grassroots" -